Copilot v Excelu: první tři kroky, které se vyplatí
Copilot v Excelu umí za minutu to, co dřív zabralo půl hodiny skládání vzorců. Jenže jen tehdy, když mu připravíte půdu. Tři kroky, které rozhodují.
Ve zkratce
- Copilot v Excelu funguje nejspolehlivěji nad formátovanou tabulkou (Ctrl+T) s jedním řádkem záhlaví, bez sloučených buněk a s čísly uloženými jako čísla.
- Dobrý dotaz pro Copilota říká, co má spočítat, za jaké období a jak to má rozdělit; ptát se můžete česky.
- Výsledek Copilota před odesláním ověřte: sečtěte jeden sloupec ručně a u vložených vzorců zkontrolujte, na které sloupce odkazují.
- Chat Copilota v Excelu jen navrhuje a čeká na potvrzení, režim Upravit s Copilotem (dřív Agent Mode) sešit rovnou mění.
1. Formátovaná tabulka
Copilot od poloviny roku 2024 pracuje i nad obyčejnou oblastí buněk: sám si najde nejbližší tabulku nebo souvislá data. Spolehlivě ale funguje nad formátovanou tabulkou (Ctrl+T). Bez ní občas tápe v tom, kde končí data a začínají poznámky, a odpověď pak vztáhne na špatnou oblast.
Než tabulku vytvoříte, zkontrolujte tři věci:
- jeden řádek záhlaví s krátkými, srozumitelnými názvy sloupců,
- žádné sloučené buňky a žádné prázdné řádky uprostřed dat,
- čísla uložená jako čísla, ne jako text s mezerami nebo apostrofem.
Názvy sloupců jsou důležitější, než se zdá: Copilot se jich drží ve své odpovědi. Sloupec „Kč bez DPH“ mu řekne víc než „Sloupec3“.
Díry a ručně přepsaná čísla najdete nejrychleji nástrojem Přejít na – jinak. A Ctrl+T je jen jedna z klávesových zkratek, které se při práci s Copilotem hodí; druhá je Ctrl+Shift+V na vložení hodnot.
2. Ptejte se česky a konkrétně
„Kolik jsme prodali v každém kraji za třetí čtvrtletí?“ dopadne lépe než „udělej souhrn“.
Dobrý dotaz obsahuje tři věci: co má Copilot spočítat, za jaké období a jak to má rozdělit. Když výsledek nesedí, neopakujte stejnou otázku – doplňte, co v ní chybělo.
Pět dotazů, kterými začít
| Co chcete | Jak se zeptat |
|---|---|
| Rychlý přehled | „Ukaž mi tři nejdůležitější poznatky z těchto dat.“ |
| Nový sloupec | „Přidej sloupec s marží v procentech: (Prodejní cena − Nákupní cena) / Prodejní cena.“ |
| Zvýraznění | „Zvýrazni řádky, kde je Stav prázdný.“ |
| Graf | „Udělej sloupcový graf tržeb podle měsíců.“ |
| Vysvětlení vzorce | „Vysvětli, co dělá vzorec v buňce F2.“ |
V běžném chatu Copilot nabízí vzorec i s vysvětlením a teprve po vašem potvrzení ho vloží. Než kliknete na Vložit, přečtěte si ho. Když mu nerozumíte, zeptejte se na něj; je to nejlevnější způsob, jak se naučit nové funkce Excelu.
3. Zkontrolujte výsledek dřív, než ho pošlete dál
AI si občas vymýšlí. Ověřte pár čísel ručně, než z výstupu uděláte report.
Nejrychlejší kontrola: sečtěte si jeden sloupec sami a porovnejte součet s tím, co tvrdí Copilot. Když sedí celek, chyba bude nanejvýš v členění; když nesedí, je chyba v datech nebo v zadání.
Druhá kontrola je na vzorce, které Copilot vložil: klikněte do buňky a podívejte se, na jaké sloupce odkazuje. Typická chyba je, že místo „Tržby bez DPH“ vezme „Tržby s DPH“, protože oba názvy začínají stejně.
Chat, nebo Upravit s Copilotem?
Copilot v Excelu má dnes dva režimy. Chat odpovídá, navrhuje vzorce a grafy a čeká, až je vložíte. Upravit s Copilotem (anglicky Edit with Copilot, dřív Agent Mode) sešit rovnou mění: založí tabulky, kontingenční tabulky, grafy i vzorce podle toho, co mu popíšete. Zapnete ho v nabídce nástrojů v panelu Copilota, když ho nevidíte rovnou v uvítací zprávě.
Pro úpravy platí třetí krok o to víc. Copilot v tomto režimu nečeká na potvrzení každé buňky, takže po něm projděte, co změnil. Vrácení zpět funguje jako u ručních úprav.
Co Copilot v Excelu neudělá
- V chatu nepřepíše data v buňkách bez vašeho potvrzení; navrhne a čeká.
- Spolehlivě pracuje se souborem na OneDrivu nebo SharePointu. Se souborem uloženým jen v počítači bývají potíže, panel Copilota pak často chybí.
- Nevidí do jiných sešitů. Když má počítat z více souborů, nejdřív je spojte (Power Query).
- Nenahradí znalost Excelu. Kdo neví, co je kontingenční tabulka, nepozná, že mu Copilot udělal špatnou.
Na kurzu Microsoft Copilot pro Excel tyhle kroky projdeme na vašich datech. Kdo chce vidět i další nástroje umělé inteligence kolem Excelu, pro toho je kurz Umělá inteligence pro uživatele Excelu.
Časté otázky
Potřebuju na Copilota v Excelu placenou licenci?
Záleží na tom, co od něj chcete. Bez doplňku Microsoft 365 Copilot máte ve firemním plánu Microsoft 365 (například Business Standard nebo E3) často Microsoft 365 Copilot (Basic): Copilota v Excelu ve standardním přístupu, který se může v době vytížení zpomalit. Jestli ho máte, rozhoduje i nastavení vaší organizace. Plný rozsah s přednostním přístupem dává až placený doplněk Microsoft 365 Copilot. Jakou verzi máte, uvidíte na úvodní stránce microsoft365.com dole.
Proč Copilot nevidí moje data?
Nejčastěji proto, že oblast není formátovaná tabulka nebo že je soubor uložený jen v počítači. Uložte ho na OneDrive nebo SharePoint, ve formátu .xlsx a mimo režim kompatibility.
Můžu se ptát česky?
Ano, česky se ptát můžete. Pomáhá ale držet se názvů, které máte v záhlaví tabulky – Copilot na ně odkazuje ve výpočtu.
Musí být data ve formátované tabulce?
Nemusí, Copilot si od poloviny roku 2024 najde nejbližší souvislou oblast sám. Formátovaná tabulka mu ale dá jasné hranice a názvy sloupců, takže odpovídá spolehlivěji.
Jaký je rozdíl mezi chatem a režimem Upravit s Copilotem?
Chat odpovídá, navrhuje vzorce a grafy a čeká, až je vložíte. Upravit s Copilotem (anglicky Edit with Copilot, dřív Agent Mode) sešit rovnou mění, proto po něm projděte, co změnil. Vrácení zpět funguje jako u ručních úprav.