Jak se naučit funkce Excelu

Celé skupiny se chovají stejně

Když pochopíte jednu funkci ze skupiny, znáte prakticky všechny:

• Souhrnné funkce – umíte-li SUMA, umíte i PRŮMĚR, MIN, MAX a další.
• Funkce s podmínkami – SUMIFS, COUNTIFS, AVERAGEIFS, MINIFS, MAXIFS mají stejnou stavbu.
• Databázové funkce – DSUMA, DSOUČIN, DPOČET se liší jen tím, co vrátí.

Rázem vám ze čtyř set zbyde mnohem kratší seznam skutečně odlišných principů.

Kde hledat popis funkce

• V nápovědě přímo v Excelu.

• V průvodci Vložit funkci (Shift+F3), kde je i popis jednotlivých argumentů.

• Při psaní vzorce v našeptávači, který ukazuje pořadí argumentů.

Microsoft navíc roky udržuje dva přehledy: Funkce aplikace Excel (podle kategorie) a Funkce aplikace Excel (podle abecedy). U každé funkce je i verze Excelu, od které je dostupná – to se hodí, když sešit posíláte ven.

Roztřídit si funkce podle priorit

Před lety jsem si seznam funkcí stáhl do Excelu a označil si je čísly:

1. ty, co už znám,
2. ty, o kterých vím,
3. ty, u kterých musím nejdřív zjistit, jestli mi k něčemu budou,
4. ty, co pravděpodobně nikdy nepoužiju.

Pak stačí filtr a máte plán studia. Mně se seznam ze 400 smrskl na 160, které mají smysl.

Čtvrtá skupina je ale zrádná. Kdo nerozumí statistice, přeskočí statistické funkce – jenže i PRŮMĚR je statistická funkce. A pak je tu skupina „záludných“ funkcí, které vypadají zbytečně a přitom jsou nesmírně užitečné: SOUČIN.SKALÁRNÍ, ZVOLIT, POSUN a další.

Tři úrovně znalosti

1. Vědět, že funkce existuje.
2. Znát její základní použití – nápověda a průvodce.
3. Znát její méně obvyklá využití – sešity kolegů, YouTube, excelová fóra. Na tomhle blogu jsou takové příklady třeba u funkce RANDARRAY nebo u výpočtu přestupného roku.

Teprve na třetí úrovni začnou řešení naskakovat sama. Proces nikdy nekončí, což je na tom to hezké. A dnes je tu ještě čtvrtá cesta: nechat si vzorec navrhnout a vysvětlit od Copilota a pak ho po něm zkontrolovat.

Přesně na tomhle principu stojí kurzy Excel – 20 funkcí, které musí znát každý a Excel – jeden den s funkcemi: ne seznam, ale skupiny a principy.

Časté otázky

Kolik funkcí Excelu je potřeba znát?

V praxi vystačíte s dvaceti až třiceti. Zbytek je dobré znát jménem, abyste věděli, co si dohledat.

Které funkce Excelu se naučit jako první?

SUMA, KDYŽ, SVYHLEDAT nebo XLOOKUP, COUNTIFS a SUMIFS, DATUM a DNES, ZLEVA a ČÁST. S nimi vyřešíte většinu běžné kancelářské práce.

Kde najdu seznam všech funkcí Excelu v češtině?

V přehledech Microsoftu podle kategorie i podle abecedy; odkazy jsou v článku.