Outlook – pokročilé schůzky a plánování

Co se naučíte

• Jak fungují kalendáře v Microsoft 365 a jak si nastavit primární kalendář, aby vám sedl jako nové boty
• Jak sdílet kalendáře a zvolit správná oprávnění (zobrazení, úpravy, posílání pozvánek)
• Jak nastavit a používat delegování mezi asistentkou a vedoucím
• Jak propojit kalendář s úkoly v To Do a Planneru a držet si přehled o follow-upech
• Jak připravit šablony pozvánek a předvyplněné texty pro různé typy porad
• Jak rychle najít termín pomocí Asistenta plánování a Scheduling Poll
• Jak rezervovat místnosti a zdroje, pracovat se seznamy místností a řešit kolize
• Jak přidat online schůzku v Teams, nastavit možnosti schůzky a přidat spolupořadatele
• Jak měnit čas a účast bez chaosu: navrhnout nový čas a aktualizovat bez spamování
• Jak plánovat napříč časovými pásmy, nastavit pracovní dobu a místo a vidět, kdo je v kanceláři a kdo doma
• Jak tvořit opakované události, které se při změnách nerozsypou
• Jak používat kategorie, rychlé vyhledávání a vlastní zobrazení kalendáře a zobrazit si kalendář v poště
• Jak pracovat s více kalendáři naráz (týmy, sdílené schránky, skupiny)
• Jak sledovat dostupnost účastníků mimo firmu a správně posílat soubory .ics
• Jak vyčistit nepořádek v kalendáři: sirotčí schůzky, duplicity, staré série

Komu je kurz určen

Všem, kdo v Outlooku plánují porady a schůzky pro sebe i pro druhé, typicky asistentkám a vedoucím, kterým se přehazují termíny a mizí místnosti před očima. Předpokládáme běžnou práci s Outlookem a kalendářem; pracujeme na Windows i ve webové verzi Outlooku.

Proč byste se měli stavit

Staňte se strážcem času: žádné ping-pongování termínů, žádné „místnost už je obsazená“ a žádné pocení u změn pět minut před začátkem. Zbude hladké plánování, klidná hlava a respekt všech, kterým držíte kalendář nad vodou.

Předpoklady

• Běžná práce s Outlookem a kalendářem
• Notebook s přístupem k internetu